A Lei Geral de Proteção de Dados exige atenção extra por parte dos negócios, que precisam aderir a todas as regras. Veja como a LGPD funciona e saiba como ela pode afetar a gestão de documentos.

Com o escândalo de vazamento de dados do Facebook nas eleições norte-americanas de 2016, a preocupação com a privacidade na internet cresceu, o que estimulou o surgimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), no Brasil. A legislação aborda dados pessoais e dados pessoais sensíveis e, desde que está em vigor, já existem impactos da LGPD na gestão de documentos.

As empresas precisam estar cientes das transformações e mesmo dos desafios que surgem, pois ter aderência completa às regras é mandatório. Dessa forma, é possível evitar problemas com a fiscalização, como a cobrança de multas que podem chegar a R$ 50 milhões.

Por isso, é preciso ter atenção às mudanças que devem ser aplicadas e como elas causam impactos. A seguir, veja quais são os efeitos da LGPD na gestão de documentos e entenda como a lei tem afetado esse processo!

Como a LGPD tem gerado impactos na gestão de documentos?

A gestão de documentos de uma empresa envolve diversos dados que, com a aplicação da LGPD, passam a ser protegidos. Desde os dados de identificação até as informações sensíveis, todos precisam ter segurança de maneira completa.

Também convém saber que, embora tenha sido concebida com foco no ambiente digital, a LGPD se aplica a informações contidas em documentos físicos. Portanto, é importante identificar quais são as principais mudanças que o cenário tem imposto. Confira!

Necessidade de avaliação dos dados

Entre as regras da LGPD, estão questões como a obrigatoriedade de obter consentimento do usuário para obter, tratar e armazenar os dados. O usuário tem o direito de saber quais dados serão coletados e como eles serão usados — então, a solicitação de consentimento deve estar explícita.

Para manter a conformidade do gerenciamento de documentos, as empresas devem buscar entender quais são as informações retidas e qual deve ser o cuidado destinado a elas, inclusive em relação ao acesso ou ao descarte.

Cuidado com armazenamento de informações

A LGPD na gestão de documentos também gera efeitos em relação ao armazenamento das informações. É preciso garantir que todos os dados estejam devidamente protegidos, sem que possam ser acessados por pessoas não autorizadas, por exemplo.

Na prática, isso exige atenção quanto às hierarquias e credenciais de acesso, bem como ao armazenamento adequado dos dados, conforme o que estiver previsto por lei.

Mitigação dos riscos de violação da proteção

O descumprimento de regras da LGPD pode levar a situações como o acesso por pessoas não autorizadas e mesmo a grandes vazamentos de dados. Se uma imobiliária tiver todos seus contratos expostos, por exemplo, um grande número de clientes será prejudicado.

Então, além de tomar todos os cuidados preventivos, é preciso reconhecer os riscos de ocorrerem violações na proteção de dados. Entender as vulnerabilidades da gestão de documentos e saber quais são os pontos críticos pode favorecer a tomada de decisão.

Além disso, é necessário ter um plano de mitigação de riscos, caso ocorra alguma violação. Quanto mais rápida for a resposta à situação, menores tendem a ser os impactos negativos.

Análise do tempo de retenção dos dados

A LGPD também fala sobre o período no qual há a autorização para uso e armazenamento dos dados. Se, antes, era possível manter as informações por tempo indeterminado, com a legislação torna-se obrigatório estabelecer períodos máximos, já na obtenção do consentimento.

Além disso, o usuário pode revogar a autorização a qualquer momento, exigindo a eliminação de informações.

A gestão de documentos precisa estar preparada para isso, por meio de uma análise do tempo de retenção de dados. Um escritório de advocacia, por exemplo, pode verificar quais certidões podem ser eliminadas no período, mantendo a proteção das informações.

Organização e estruturação de novos processos

Uma das principais mudanças da LGPD para o gerenciamento de documentos envolve a necessidade de estabelecer novas maneiras de agir. A maior parte dos protocolos anteriores não contempla todas as obrigações da legislação, sendo necessário adaptar a atuação.

Para garantir eficiência, ao mesmo tempo em que as regras são observadas, o investimento em organização e estruturação de novos processos se torna indispensável.

A padronização também é importante, desde a avaliação de riscos até a execução de controles de acesso e de armazenamento. Portanto, todas as empresas preocupadas com a legislação passaram a executar o gerenciamento de documentos de forma distinta.

Adoção do rastreamento das informações

Uma das principais formas de garantir que dados pessoais e dados pessoais sensíveis estejam protegidos é pelo rastreamento de informações. Na gestão de documentos, isso se dá pela visibilidade sobre certidões, contratos e outros elementos que possam interferir na privacidade dos usuários.

Um bom sistema de rastreio oferece vantagens como o acompanhamento de toda a trajetória das informações, a conferência sobre os acessos realizados, local de armazenamento, temporalidade e outras características. Assim, é mais fácil entender quais são os dados críticos e que exigem mais atenção.

Como as empresas devem se preparar para a LGPD?

Considerando a importância da LGPD e os impactos de não atendê-la, é fundamental que a empresa esteja pronta para atuar em conformidade com a legislação. Isso inclui o gerenciamento de documentos, que deve passar por uma reestruturação.

O ideal é começar por um mapeamento de processos, entendendo onde estão os pontos críticos, como lidar com as informações e quais aspectos ainda não são plenamente atendidos. Também é indispensável conhecer a fundo a lei e suas especificidades.

Em seguida, deve-se estabelecer um planejamento estratégico com um plano de ação. É o caso de analisar os dados existentes e definir a melhor forma de agir sobre as informações atuais e as que serão obtidas.

Também é necessário estabelecer padrões de atuação e entender quais mudanças implementar no gerenciamento da documentação. Nesse sentido, escolher as ferramentas certas é importante para obter sucesso na tarefa.

Como a CBRdoc pode auxiliar nessa adaptação?

A CBRdoc é uma ferramenta capaz de auxiliar o seu negócio a adaptar a gestão de documentos e tê-la alinhada à LGPD. Em uma única plataforma, você centraliza a solicitação, o acompanhamento e o recebimento de documentos e certidões.

Além disso, a CBRdoc é totalmente aderente à LGPD, garantindo que os pedidos sigam o que diz a lei. Não menos importante, é possível ter usuários diferentes, o que favorece o controle de acesso a certos tipos de informações.

Como você viu, os efeitos da LGPD na gestão de documentos devem ser considerados por completo, já que podem afetar os resultados da empresa. Com um bom planejamento e as ferramentas certas, há como atender às necessidades da legislação e atingir o desempenho previsto.