A importância da Gestão de Departamento Pessoal

A gestão de departamento pessoal de uma empresa é uma das rotinas de maior importância para qualquer negócio que preza pelo crescimento constante, pois esta é uma área que trata de todas as questões relacionadas aos funcionários.

Saber coordenar a rotina de um departamento pessoal é um desafio, especialmente por conta da grande quantidade de tarefas, regras e funções que devem ser administradas no dia a dia da empresa. 

Pagamento de horas extras, folha de pagamento, cálculo de horas extras e adicionais noturnos são apenas algumas das responsabilidades que um profissional de DP precisa gerir diariamente.

Para ajudar empreendedores e gestores a entender os principais processos da gestão de departamento pessoal e potencializar os resultados de atividades internas. Leia mais!

O que é o departamento pessoal?

O departamento pessoal é o setor da empresa que fica responsável pela gestão de colaboradores e por garantir que as leis trabalhistas e previdenciárias estão sendo seguidas pela empresa. Resumidamente, é uma área dentro dos Recursos Humanos, que garante o cumprimento da legislação e administra as rotinas dos trabalhadores.

Nos dias de hoje, tanto as grandes empresas quanto as PMEs sabem o quanto um bom departamento pessoal agrega valor à organização, especialmente porque as atividades desenvolvidas por este setor se baseiam na administração correta das rotinas internas.

Diante de uma série de mudanças organizacionais que vêm acontecendo nos últimos anos, especialmente durante o cenário de pandemia, que obrigou muitas empresas a se reinventarem, o departamento pessoal se consolida cada vez mais como um setor indispensável para todas as empresas.

Vale ressaltar que, mais do que administrar situações que envolvem a legislação trabalhista, o departamento pessoal também faz todas as intermediações necessárias entre os colaboradores e a empresa, atuando como um tipo de mediador de interesses e informações.

Quando o departamento pessoal foi oficialmente criado?

Quando os primeiros moldes empresariais surgiram no Brasil, os próprios donos das empresas (e, mais tarde, as demais lideranças) realizavam a gestão de pagamentos devidos aos funcionários.

Foi apenas a partir da aprovação da lei 5,452/43 da Consolidação das Leis Trabalhistas que o Departamento Pessoal passou a tomar forma dentro das organizações como um setor oficial de gestão de funcionários.

Tudo isso aconteceu porque as empresas começaram a enxergar a grande necessidade de uma área especializada em administrar rotinas de pagamentos e de regulamentação interna conforme a legislação, para evitar processos trabalhistas e multas.

Qual a diferença entre o Departamento Pessoal e os Recursos Humanos?

Se você também fica em dúvida sobre a diferença entre o departamento pessoal e a área de recursos humanos, este é o seu momento! Vamos responder essa questão agora mesmo.

O departamento pessoal é aquele responsável por toda parte burocrática relacionada à legislação trabalhista e previdenciária, como mencionamos anteriormente. 

Dessa forma, é o setor responsável por processar a folha de pagamento dos funcionários, realizar todo o processo de registro em carteira de trabalho (CTPS), calcular as guias de recolhimento do FGTS e do INSS para pagamento adequado, realizar o controle e tratamento de ponto, etc.

Já a área de recursos humanos das empresas é aquela que tem como responsabilidade gerir e orientar os colaboradores em direção a todas as metas da empresa, alinhando as políticas do departamento com a estratégia geral da organização. 

Em outras palavras, trata-se da área que atua na frente mais subjetiva da gestão de pessoas, realizando também treinamentos de funcionários, promovendo avaliações de desempenho, organizando os processos de recrutamento e seleção, etc.

Quais são as rotinas mais comuns na gestão de departamento pessoal?

Entre as atividades mais tradicionais desenvolvidas pelos profissionais que atuam com a gestão de departamento pessoal, podemos citar:

• Processos burocráticos de admissão e demissão;
• Controle de ponto;
• Tratamento de ponto;
• Pagamento de benefícios trabalhistas;
• Pagamento de FGTS e INSS;
• Fechamento da folha de pagamento;
• Pagamento do 13º salário;
• Pagamento de horas extras e adicionais;
• Administração de licenças, como licença-maternidade e paternidade;
• Encargos sociais;
• Cálculo de férias e organização de férias;
• Relações sindicais;
• Declarações trabalhistas;
• Cumprimento das Normas Regulamentadoras (NRs);
• Entre outros.

Quais são os maiores desafios na gestão de departamento pessoal?

Você já deve ter percebido que a gestão do departamento pessoal é uma tarefa que envolve o entendimento de muitas regras e conceitos diferentes.

É possível dizer que o departamento pessoal é uma das áreas mais multidisciplinares da gestão de pessoas, já que é preciso reunir conhecimentos sobre legislação, administração, comunicação, etc.

Por isso, um dos primeiros desafios que podemos citar é a necessidade de profissionais altamente qualificados para executar as rotinas do departamento pessoal em alinhamento com as estratégias da empresa. 

Formar uma equipe de profissionais engajados, comprometidos e competentes é o primeiro passo (e também o primeiro desafio) para empresas que desejam estruturar um bom departamento pessoal.

Ademais, as rotinas de gestão de departamento pessoal no Brasil são cada vez mais complexas para as organizações que não apostam na tecnologia para otimizar processos internos.

Ora, veja bem: o departamento pessoal é uma área que lida com muitas informações burocráticas e detalhadas, que exigem máxima atenção dos profissionais para evitar problemas e retrabalhos. Porém, até mesmo o mais excelente dos profissionais está sujeito a falhas humanas, isso é inevitável.

A tecnologia é uma grande aliada para otimizar a gestão de departamento pessoal das empresas, pois confere mais agilidade e segurança às atividades realizadas. Um gestor que conta com um sistema que calcula as horas extras automaticamente, por exemplo, não precisa se preocupar em somar as horas extras de cada funcionário ao final do mês, evitando erros e pagamentos incorretos.

O grande desafio para muitas empresas é enxergar a tecnologia como uma potencializadora de resultados. E isso pode deixar essas organizações para trás nos negócios.

Aqui na mywork, entendemos que nosso papel é facilitar a introdução deste tipo de ferramenta nas empresas brasileiras, ajudando no desenvolvimento das organizações do país. 

Além disso, sabemos que facilitar as rotinas do departamento pessoal abre espaço para que novas estratégias de gestão de pessoas sejam criadas na empresa, já que o tempo gasto em processos burocráticos é redirecionado para outras atividades.

Quanto mais empresas entenderem a importância do uso da tecnologia em suas rotinas de gestão de departamento pessoal, mais ágil, seguro e prático será o desenvolvimento de funcionários e dos negócios em si.

Como otimizar a gestão de meu departamento pessoal?

Espero ter convencido você a respeito da importância da tecnologia para a gestão de seu departamento pessoal. É exatamente essa percepção que vai revolucionar as atividades deste setor na sua empresa.

Realizar o pagamento de horas extras e adicionais, calcular o banco de horas manualmente e fechar a folha de pagamento manualmente são atividades do passado.

Com a transformação digital, há uma série de sistemas que podem ser facilmente implementados nas empresas para facilitar e reorganizar os processos ministrados pelo departamento pessoal, permitindo que gestores e colaboradores se preocupem com ações e atividades mais estratégicas. O sistema de controle de ponto online da mywork é uma dessas soluções! Com a nossa ferramenta, você poderá automatizar processos de controle de horas trabalhadas e cuidar de seu departamento pessoal de forma segura e prática, abandonando rotinas ultrapassadas. Você pode clicar aqui e fazer um teste grátis durante 15 dias!